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Afin d’être certain de ne pas «  déraper  », la montée en régime de votre entreprise nécessite un suivi régulier de vos réalisations par rapport à vos prévisions. Ce suivi s’opère à l’aide d’outils appelés indicateurs.

Ces indicateurs peuvent se présenter sous forme de données brutes (euros par exemple). Ils doivent faire apparaître les écarts (différences par rapport aux prévisions) ou les évolutions (% d’augmentation). Construisez des indicateurs quantitatifs simples et adaptés, regroupés dans un tableau de bord.

Le tableau de bord forme un système de contrôle rigoureux qui permet d’obtenir une information rapide sur toutes les fonctions de l’entreprise, de repérer les écarts éventuels et d’engager rapidement les actions correctrices.

Les indicateurs peuvent être qualitatifs (peu utilisables) ou quantitatifs. Pour ces derniers, les indicateurs comptables (ratios financiers et ratios de gestion) sont généralement peu adaptés à un démarrage d’activité.

On leur préfère les indicateurs quantitatifs extracomptables adaptés aux prévisions et au contrôle des réalisations. Ils doivent être pour vous des instruments de mesure établis à partir de données disponibles.

Le premier outil à mettre en place est un tableau de trésorerie. Ce tableau doit être tenu de manière régulière (hebdomadaire, mensuelle…) et tenir compte de toutes les entrées et sorties d’argent qui pourront être comparées aux prévisions du plan de trésorerie.

E)    LES IMPERATIFS

Vous devez retenir ou construire des indicateurs, qui devront être :

-    simples : ils ne doivent pas représenter pour vous une source de préoccupation mais des outils utiles. Les informations qu’ils contiennent seront disponibles ou faciles et rapides à appréhender.

A condition d’avoir prévu un système de saisie informatique, les quelques indicateurs suivants sont faciles à suivre : effectif (en nombre), quantités produites (en poids, nombre, volume), commandes (en nombres, euros), facturation (en euros), découvert en banque (en euros ou en pourcentage du CA),

-    significatifs : ils sont l’outil de contrôle de vos points clés et de la progression de votre démarrage économique. Ils utiliseront donc surtout des données extracomptables (nombre de bons de commande, bons de livraison, quantités produites, …).

Dans certains cas, vous pouvez vous fixer un seuil au-delà duquel vous engagerez des corrections (frais financiers supérieurs à 3 % du CA par exemple).

L’indicateur correspondant s’appellera alors un clignotant.

Les indicateurs financiers et certains indicateurs de gestion sont construits à partir du compte de résultat, du bilan ou d’une situation provisoire.

Ces documents sont longs à établir et les données qu’ils regroupent sont trop globales. La majeure partie d’entre eux ne reflète pas la réalité économique quotidienne d’une période de démarrage. Vous pourrez, en revanche, les utiliser dès que votre affaire atteindra sa vitesse de croisière. Il sera temps alors de les introduire dans votre tableau de bord,

-    cohérents : il est impératif d’effectuer des comparaisons entre périodes similaires (semaines, mois, années) et d’utiliser, d’une période à l’autre, les mêmes éléments et la même méthode de calcul.

Le démarrage de l’activité

Installer l’entreprise c’est effectuer un certain nombre de démarches pour démarrer l’activité dans les meilleures conditions possibles.

Vous devrez aussi établir vos documents commerciaux, recruter des collaborateurs, mettre en place la comptabilité….

Veillez à maîtriser la montée en régime de l’activité.

A/    INSTALLER L’ENTREPRISE

• Chez vous?

Ne confondez pas « domiciliation administrative de l’entreprise » et « exercice de l’activité » chez soi.

La domiciliation de son entreprise ou l’exercice d’une activité professionnelle à domicile sont facilités. Pour en savoir plus, consultez le document récapitulatif intitulé  »S’installer chez soi » sur le site internet de l’APCE : www.apce.com

En dehors des cas visés ci-dessus, les entreprises doivent exercer leur activité dans un local à usage professionnel ou commercial (bureaux, locaux commerciaux par exemple).

• Dans un local à usage professionnel ou commercial ?

Si votre entreprise doit louer un local, elle est soumise à la législation :
- des baux commerciaux, si son activité est industrielle, commerciale, artisanale ou libérale,
- ou des baux professionnels ou mixtes, si son activité est libérale ou artisanale (lorsqu’il n’existe pas de « fonds artisanal »).

Rien n’interdit cependant, lorsque les deux parties sont d’accord, de placer volontairement le bail sous le régime des baux commerciaux, sous certaines conditions.

• Dans les locaux d’une autre entreprise ?

  Plusieurs situations doivent être envisagées :

  - la sous-location,
  - le contrat de domiciliation,
  - les centres d’affaires et de domiciliation,
  - les bâtiments d’accueil des entreprises nouvelles (pépinières d’entreprises, incubateurs, ateliers-relais, hôtels d’entreprises).

B/    CONTROLER LA MONTEE EN REGIME DE L’ENTREPRISE

La plupart des nouvelles entreprises qui rencontrent des difficultés dès leur première année d’existence ont, entre autres, des problèmes de gestion dont l’origine est :

-    l’insuffisance de capitaux propres qui rend l’entreprise très vulnérable dès que la croissance est plus rapide que prévue : manque de fonds de roulement, constitution de stocks trop importants, allongement des délais de paiement,

-    des charges fixes trop élevées par rapport au chiffre d’affaires, méconnaissance des prix de revient, amortissements, frais généraux et frais de personnel trop élevés.

Afin de ne pas gâcher tout le potentiel de l’affaire créée, il y a quelques grands principes de gestion à respecter auxquels s’ajoutent d’autres points à surveiller spécifiques au projet. La base de référence doit toujours être le plan prévisionnel. Préparé avec rigueur, il vous a permis de vérifier la cohérence du projet. Aussi, respectez-le sans vous laissez entraîner par des motivations brutales et inconsidérées résultant d’opportunités mal analysées, mais en acceptant toutefois de petits changements de cap sous réserve d’adaptation des prévisions et de vérification des cohérences.

C/    LES PRINCIPES DE GESTION A OBSERVER

-    Limitez les frais fixes.

-    Maîtrisez vos prix de revient : si vous ne prêtez pas attention à l’ensemble des coûts, vous risquez fort de ne pas chercher à les réduire, de laisser éventuellement se détériorer la situation financière sans en prendre conscience et de fixer un prix de vente trop bas qui vous fera vendre à perte.

-    Surveillez les postes clients et fournisseurs : suivez bien les délais de règlement, la facturation, la relance clients, les défections de fournisseurs, la santé financière de vos clients et fournisseurs.

-    Contrôlez la qualité.

-    Surveillez les stocks.

-    Contrôlez l’application de votre politique commerciale. Vous veillerez à réaliser les objectifs commerciaux tels qu’ils ont été définis au départ.

La politique commerciale peut cependant évoluer en fonction des réactions de la clientèle, de la modification de ses goûts ou de ses besoins, en fonction de la concurrence dont il faudra suivre le comportement avec attention : elle peut avoir évolué depuis l’élaboration de vos prévisions et votre arrivée sur le marché qui l’a peut-être fait réagir.

Enfin, les contraintes sur vos prix de revient peuvent également vous amener à réviser cette politique.

-    Surveillez vos investissements : les deux éléments fondamentaux de vos investissements, les équipements et le besoin en fonds de roulement, doivent être maîtrisés tout particulièrement en période de croissance rapide.

Ne vous laissez pas séduire par des marchés trop importants – «  l’affaire du siècle  » -qui, en bousculant vos prévisions, pourraient entraîner votre perte car trop difficile à assimiler par une jeune entreprise.

Là encore, votre besoin en fonds de roulement augmenterait de manière inconsidérée et vous mettrait vite en difficulté.

Sur ce plan, votre objectif doit être de concrétiser les contacts avec votre clientèle,  tels que vous les avez pressentis ou établis lors de l’élaboration de votre projet de façon :

-    à obtenir le plus rapidement possible vos premières commandes,

-    et à organiser votre outil de production en conséquence.

L’activité économique est le moteur essentiel de votre phase de lancement. Votre premier contrat sera l’événement le plus important de cette phase ; il pourra accélérer les procédures en cours (impact psychologique sur les décideurs d’organismes de financement) et renforcer votre crédibilité pour obtenir certaines aides.

• La concrétisation des contacts clients

Il vous  appartient, tout d’abord,  de mettre en place les outils promotionnels de votre politique commerciale :

-    faire imprimer votre papier à en-tête (avec mention en « cours d’immatriculation ») en soignant sa présentation pour un meilleur effet promotionnel,

-    rédiger les notices techniques ou publicitaires et les diffuser,

-    vous faire connaître par tous les moyens adaptés à votre activité : mailing, site internet, affiches, annonces dans la presse technique et professionnelle, inscription dans les annuaires professionnels, adhésion à des organismes professionnels, participation aux manifestations, foires, expositions de votre secteur,

-    si nécessaire, acquérir de la visibilité dans les médias avec des interviews dans la presse locale, sur internet ou dans des radios,

-    référencer votre site internet, le cas échéant.

Vous devez mener personnellement les actions de prospection et poursuivre toutes les actions commerciales que vous avez déjà engagées.

Pendant la phase de lancement, vous serez le premier vendeur de votre entreprise.

Quelques conseils de bon sens :

-    Visitez personnellement le maximum de clients.

-    Repérez les différents maillons de la chaîne de décideurs chez un même client afin d’apprendre à «  frapper à la bonne porte » et de comprendre le mécanisme de la décision d’achat de vos clients, s’il s’agit de grandes entreprises ou d’administrations.

-    Questionnez vos clients : ils vous permettront de confirmer vos hypothèses sur leurs motivations, leurs critères de choix, l’état de la concurrence, les montants et dates d’obtention des commandes à venir. Vous pourrez également recueillir de précieuses informations : les revues professionnelles qu’ils ont l’habitude de lire, les lieux de rassemblement qu’ils fréquentent régulièrement, etc.

- Ouvrez pour chacun d’eux des dossiers «  prospects  » puis, une fois la clientèle acquise, des dossiers «  clients  », afin d’organiser le suivi de votre clientèle. Vérifiez également, leur solidité financière … Il faut savoir que généralement 80 % du chiffre d’affaires se réalise avec uniquement 20 % des clients !

En créant vous-même votre clientèle, vous la fidéliserez plus facilement par la qualité des rapports que vous établirez avec elle.

La phase de lancement constitue un moment privilégié pour cela. En effet, par la suite, vous serez submergé par de multiples tâches et vos vendeurs salariés feront plus ou moins écran.

Si vous n’avez pas eu au préalable de formation commerciale, cette expérience vous permettra ensuite de mieux motiver ou contrôler votre équipe commerciale. L’approche sur le terrain de votre future clientèle est le test décisif de votre entreprise.

Dans la mesure où votre dossier financier a montré que vous aviez besoin de prêts bancaires (à long, moyen ou court terme), il vous appartient maintenant de déclencher les procédures financières, c’est-à-dire : ouvrir un compte bancaire et obtenir vos prêts.

Pour cela, vous donnerez à votre (vos) banquier(s) un dossier de présentation comprenant tous les éléments de nature à expliquer votre projet et à lui donner confiance :

-    présentation du ou des créateurs,

-    description du produit, du service,

-    étude de marché,

-    comptes prévisionnels (comptes de résultat, plans de financement, plan de trésorerie),

-    objet de la demande de prêt,

-    montant demandé,

-    garanties proposées.

Ce même dossier peut également vous être utile pour demander les éventuelles aides à la création d’entreprises. Pour les connaître, consultez votre chambre de commerce et d’industrie ou votre chambre de métiers et de l’artisanat ou le site www.apce.com – rubrique « Aides » ou « Qui peut vous aider ? » – dans lequel sont recensés les organismes qui apportent leur appui aux créateurs d’entreprises. Vous pouvez également consulter la rubrique « Trouver des financements » du site internet de l’APCE.

è   Le rôle d’une banque auprès des créateurs d’entreprises dès leurs débuts est déterminant : elle renforce les chances de survie à terme de l’entreprise en lui offrant un partenaire financier susceptible de l’aider à faire face à la croissance des besoins de trésorerie.

Afin de favoriser l’accès au crédit des créateurs de petites entreprises, le gouvernement a mis en place le Prêt à la création d’entreprise (PCE).

Ce prêt vise à répondre à l’insuffisance de fonds propres ou quasi-fonds propres des petits projets en finançant la trésorerie. Il est complété par un prêt bancaire et se demande directement auprès d’une banque distributrice.

Les coûts indiqués ci-dessous sont donnés à titre indicatif et ne concernent que les procédures obligatoires. Vous devrez naturellement, le cas échéant, prendre en compte les frais :

-    d’assistance à la formalité (proposés par les CFE),

-    de conseil par des professionnels, de rédaction des statuts,

-    de dépôt de marque, recherche d’antériorité de noms commerciaux et de marques,

-    d’intervention d’un commissaire aux apports, etc.

F Si votre activité est à la fois commerciale et artisanale, vous serez inscrit simultanément au registre du commerce et des sociétés et au répertoire des métiers. Seul le CFE de la chambre de métiers et de l’artisanat est cependant compétent pour recevoir votre déclaration.
Compétence territoriale

Chaque CFE est compétent à l’égard des entreprises dont le siège social, l’établissement principal ou un établissement secondaire est situé dans son ressort.

Exemple : si le siège social est situé à Paris, les formalités relatives à la création de la société seront du ressort du CFE de Paris. Si la société crée par la suite un établissement secondaire à Lyon, le CFE de Lyon sera alors compétent.

La phase de préparation de votre projet est à présent achevée. Vous pouvez créer votre entreprise en concrétisant l’ensemble des engagements que vous avez pris vous-même, ainsi que les différentes personnes qui participent directement ou indirectement à votre projet : associés, collaborateurs, clients, fournisseurs, banques, etc.

Cette dernière étape comporte trois types d’actions, qui devront être engagées simultanément :

-   la réalisation des formalités juridiques de création de votre entreprise,

-   le déclenchement des procédures financières

-   le lancement (ou la poursuite) de vos actions commerciales.

A/    Sur le plan juridique

Vous devrez déposer un dossier de constitution de votre entreprise auprès du centre des formalités des entreprises (CFE) compétent, soit en vous y déplaçant, soit en effectuant cette formalité sur internet.

Les CFE contribuent à faciliter et à accélérer «  le parcours administratif  » des créateurs d’entreprises en leur permettant de déposer en un même lieu «  guichet unique  », en une seule fois, sur un même document, «  liasse unique  », les déclarations auxquelles ils sont tenus de souscrire.

Ce service est gratuit. Cependant, les CFE des chambres de commerce et d’industrie et des chambres de métiers et de l’artisanat peuvent vous proposer une assistance à la formalité complémentaire facultative (conseil, assistance pour la préparation du dossier…) qui est facturée. Les tarifs sont affichés dans chaque CFE.